Una delle componenti essenziali di qualsiasi progetto è la definizione di un budget in cui devono essere incluse tutte le spese relative. In questo modo si può determinare l’eventuale necessità di accedere a finanziamenti o la possibilità di sviluppare il progetto attraverso l’utilizzo di risorse proprie.
Prima di avviare un progetto è necessario stabilire come verrà distribuito il budget del progetto, le categorie di costi coinvolte, nonché sviluppare una proiezione temporale del flusso dei costi del progetto (cash-flow) che l'investitore ha durante tutto il periodo. realizzare il progetto una visione chiara delle somme spese e dei tempi in cui devono essere disponibili. In questo modo si ottimizzano i costi di finanziamento, se necessari.
Uno dei mezzi con cui l'investitore può ottimizzare i costi del proprio progetto è identificare potenziali fornitori di servizi, materiali e attrezzature, valutarne il merito creditizio e selezionare i più idonei a partecipare alla procedura di selezione al fine di ottenere le condizioni più vantaggiose. Dopo il completamento delle fasi di selezione, vengono negoziate le condizioni di collaborazione con i fornitori selezionati e firmati i contratti relativi ai servizi da fornire e agli acquisti da eseguire.
Il suo ruolo è quello di garantire il follow-up dei contratti secondo le condizioni stabilite con ciascun fornitore di servizi, attrezzature o materiali in modo che il progetto sia realizzato secondo parametri finanziari e tempi stabiliti, sia in termini di costi relativi sia in termini di fornitura di servizi, attrezzature e materiali ai termini e alle condizioni del quadro contrattuale.
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